e-Ticaretin hızla büyümesi faturalar başta olmak üzere ticaretin birçok boyutunda dijital dönüşümü zorunlu kılmıştır. e-Fatura klasik kâğıt faturaların dijitalleşmesiyle ortaya çıkan ve iş dünyasında âdeta devrim yaratan bir çözümdür. Dijital ortamda kesilen faturalar işlemlerin süreçlerini hızlandırarak zaman tasarrufu sağlar ve geleneksel kâğıt faturalarla karşılaştırıldığında maliyetleri önemli ölçüde düşürür.
e-Faturalar yalnızca işletmelerin maliyetlerini optimize etmekle kalmaz, aynı zamanda vergi süreçlerinde de şeffaflık sağlar. e-Faturalar vergi kayıplarının önüne geçilmesinde büyük rol oynar. Her işlem dijital ortamda kayıt altına alınarak denetim süreçlerini kolaylaştırır ve vergi kaçakçılığını engeller.
Günümüz iş dünyasında e-faturaların kullanımı operasyonel verimliliği artırmanın yanı sıra çevre bilincini de destekleyen bir adım olarak öne çıkar. Kâğıt kullanımının azaltılmasıyla doğal kaynaklar korunur ve kâğıt israfının önüne geçilir. Dijitalleşen bu fatura süreci işletmelere daha sürdürülebilir bir iş modeli sunarken her açıdan daha verimli bir ticaret ortamı yaratmaktadır. Yazımızda e-faturaların sunduğu avantajları ve iş dünyasına nasıl katkı sağladığını derinlemesine inceledik.
e-Fatura Nedir?
Pek çok işletme için dijitalleşme sürecinin ilk adımlarından biri e-fatura kullanımına geçiştir. e-Fatura, geleneksel kâğıt faturaların elektronik ortama taşınmış versiyonudur ve mal ya da hizmet satışının ardından müşterinin ödemesi gereken bedeli belirten bir belgedir.
e-Fatura; vergi düzenlemeleriyle uyumlu ve hukuki niteliklere sahip, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen veri formatına ve standartlarına uygun şekilde düzenlenir. Doğrudan elektronik ortamda iletildiği için iş süreçlerini hızlandırarak ön muhasebe işlemlerini kolaylaştırmak gibi pek çok avantaj sunar.
e-Faturanın amacı tek formata ve standarda uygun şekilde satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarruflu bir sistem oluşturmaktır. e-Faturalar pratik bir kullanım ve gönderim imkânı sunar. En önemli özelliklerinden biri de kolay teyit edilebilir olmalarıdır. Fatura sorgulama yapmak isteyen bir kişi ya da kurum efatura.gov.tr adresi üzerinden hızlı ve kolay şekilde fatura teyidini gerçekleştirebilir.
e-Fatura dijital fatura sisteminin temel taşını oluştururken e-arşiv fatura da sistemin tamamlayıcı bir unsuru olarak önemli role sahiptir. Her iki sistem de dijital dönüşüm sürecinde işletmelere büyük kolaylıklar sunsa da kullanım amaçları ve işleyişleri açısından önemli farkları bulunur. Bu farkları anlamak hangi durumlarda e-faturanın kullanılacağını belirlemek bakımından önemlidir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Arşiv fatura, e-fatura kapsamı dışında kalan kurum ve kişiler arasındaki kâğıt fatura işlemlerinin dijital ortama aktarıldığı fatura türüdür. Yine bu fatura türü de GİB tarafından belirlenmiş standartlara göre oluşturulur. e-Arşiv faturaları hem işletmeler hem müşteriler için süreçlerin hızlanmasına yardımcı olur.
e-Arşiv fatura ve e-fatura arasındaki temel farklar şunlardır:
- e-Arşiv fatura e-fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara gönderilebilirken e-fatura bu sistemi kullananlara gönderilebilir.
- e-Arşiv düzenlendiği gün saat 24.00’e kadar hazırlanacak bir raporla GİB’e raporlanır. e-Fatura alıcıya GİB üzerinden iletildiğinden herhangi bir raporlama gerektirmez.
- e-Arşivde fatura GİB’e iletilmediği için format zorunluluğu yoktur ancak e-fatura GİB’e iletildiği için UBL-TR formatı kullanımı zorunludur.
- e-Arşivde fatura hem e-posta yoluyla hem kâğıt çıktı alınarak alıcısına iletilebilir. e-Faturada GİB sistemi üzerinden alıcının e-fatura sistemine iletilmelidir.
- Oluşturulan e-arşiv faturaları mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanarak saklanır. e-Faturadaysa mali mühür kullanılırken zaman damgası kullanılmaz.
e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
e-Fatura kullanımının pek çok farklı avantajı bulunduğundan söz etmiştik. Özellikle işletmeler için operasyonel süreçleri azaltma ve maliyetleri düşürme gibi önemli avantajları olan e-fatura kullanımının avantajlarını daha detaylı ele alalım:
Azalan Maliyetler
e-Fatura kullanımının özellikle işletmeler açısından en önemli avantajlarından biri işletme maliyetlerinin düşürülmesine yönelik katkısıdır. Dijital ortamda hazırlanan e-fatura kâğıt, zarf ve baskı maliyetlerini tamamen ortadan kaldırır. Aynı zamanda e-fatura, müşteriye veya tedarikçiye sistem üzerinden direkt iletildiği için kargolama ve arşivleme gibi maliyetlerin de önüne geçilmiş olur. Bunların dışında fatura düzenlerken olabilecek hatalar sistem üzerinden hızlıca düzeltilebildiği için tekrar fatura düzenleme ve yazdırma gibi maliyetler de ortadan kalkar.
Zaman Tasarrufu
e-Fatura kullanımı maliyet azalmasına ek olarak zamandan da tasarruf edilmesini sağlar. Kâğıt fatura hazırlarken baskı ve kargolama gibi birçok operasyonel sürece ihtiyaç duyulur. Bu süreçler ekstra iş yükü anlamına gelir. e-Fatura kullanımıyla ortadan kalkan bu süreçler işletmeler için bu zamandan tasarruf edilmesi anlamına gelir.
Daha Hızlı Tahsilat
e-Fatura kullanımı kâğıt fatura kullanımından çok daha hızlı ilerleyen bir süreçtir. Sadece birkaç tuşa basarak e-fatura kesmek mümkün olduğundan kesilen faturanın müşteriye ulaşması son derece hızlı gerçekleşir. Bu durum tahsilat süreçlerinin hızlanmasına da yardımcı olabilir.
Kolay ve Masrafsız Arşivleme
Faturaların çevrim içi sistemlerde arşivlenebilmesi e-fatura kullanımının getirdiği avantajlardan bir diğeridir. Bu sayede evrak kalabalığı yaşamadan tüm faturalar tek bir tuşla arşivlenebilir ve güvenli şekilde saklanabilir. Böylece gerekli durumlarda yıllar öncesine ait bir faturayı bulmak için zaman harcanmasına gerek kalmaz. Aynı zamanda müşteriye kâğıt olarak iletilen faturaların kaybolması ve yeniden gönderim sürecine girilmesinin de önüne geçilmiş olur.
Çevreye Dostu Kullanım
e-Faturaların çevre dostu olması sağladığı en önemli avantajlar arasında yer alır. Gereksiz kâğıt ve malzeme kullanımı yapılmadan hazırlanan e-faturalar, ağaç kesiminin önüne geçerek çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur. Her yıl kâğıt fatura kullanımına bağlı kesilen ağaç sayısı düşünüldüğünde e-fatura kullanımının çok daha çevreci bir çözüm olduğu açıkça görülebilir.
Azalan Operasyonel Süreçler
Kâğıt fatura kullanımında fatura kesimi sırasında baskı, imza ve kaşe gibi operasyonel süreçler söz konusudur. Bu süreçler ofis dışında fatura düzenlenmesini olanaksız kılar. Ancak e-fatura sayesinde sisteme ulaşılabilen her yerde fatura hazırlamak mümkündür. Böylece evde, dışarıda ya da tatilde fatura kesilebilir ve müşteriye/tedarikçiye iletilebilir.
Eş Zamanlı Muhasebe Süreçleri
e-Fatura kullanımının işletmeler açısından önemli avantajlarından biri de hazırlanan faturaların muhasebe sistemiyle eş zamanlı ilerlemesidir. Hazırlanan faturalar aynı zamanda muhasebe sistemine de iletilir. Bu sayede evrak yoğunluğu ve operasyonel süreçler atlatılarak muhasebeyle eş zamanlı ilerleme kaydedilir ve mali süreçlerin hızlanması sağlanır.
e-Fatura Hangi İşlemlerde Kullanılır?
e-Fatura sıklıkla şu işlemlerde kullanılır:
- Ticari satışlar,
- Alış faturaları,
- İade faturaları ve
- İhraç faturaları.
e-Fatura kullanımı oldukça kolaydır. Fatura kesilirken dikkat edilecek birkaç önemli nokta vardır. Bu noktalara dikkat edildiğinde süreç sorunsuz ilerler.
e-Fatura Kullanımı Kimler İçin Zorunludur?
Ülkemizde e-fatura kullanımı, Vergi Usul Kanunu’nun 232. maddesine ve ilgili yönetmeliklere göre belirlenen şartları sağlayan mükellefler için zorunludur. e-Fatura kullanımının zorunlu olduğu durumlar şunlardır:
- Bir önceki yılda brüt satış hasılatı 5 milyon Türk lirası ve üzeri olan mükellefler,
- Kamu kurumları, limited şirketler, anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, kooperatifler, dernekler, vakıflar gibi özel tüzel kişilikler,
- Türkiye’den mal veya hizmet ihracatı yapan mükellefler,
- Gerçek kişilerin ticari, zirai veya mesleki faaliyetleri nedeniyle Gelir Vergisi Kanunu’na tabi olan mükellefler,
- Özel sektörde kamu mükellefi olan işletmeler,
- 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren internet ortamında faaliyet göstermeye başlayan aracı işletmeler,
- Tüccar ve komisyoncu olarak meyve ve sebze ticareti yapan işletmeler.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Faturalar tamamen dijital ortamlarda hazırlanan belgelerdir. e-Fatura mükellefi olan kişiler ya da işletmeler sattıkları ürünle ya da hizmetle ilgili e-faturayı müşterilerine iletmek zorundadır. e-Fatura kesmek için farklı yöntemler izlenebilir.
GİB e-Fatura Portalı Üzerinden e-Fatura Düzenleme
e-Fatura kesmek için kullanılabilecek yöntemlerden biri GİB e-Fatura Portalı kullanımıdır. GİB e-Fatura Portalı üzerinden e-fatura kesmek için öncelikle e-Devlet üzerinden GİB hizmetlerine erişimin sağlanması gerekir. Ardından “e-Arşiv Fatura İşlemleri” sekmesinden “Yeni Fatura Oluştur” seçeneğine tıklanmalıdır. Açılan sayfa üzerinden gerekli yerlere fatura tarihi, fatura numarası, müşteri bilgileri, ürün veya hizmetlerin tanımı ve miktarı, toplam tutar gibi fatura bilgileri girilmelidir. Ardından e-imza ile faturanın imzalanması, faturanın gönderilmesi ve kaydedilmesi gerekir.
GİB Portal üzerinden kesilen tüm e-faturalar altı aya kadar sistem üzerinde saklanabilir. Bu sürenin dolmasının ardından faturalar eski tarihten yeni tarihe doğru silinmeye başlar.
Doğruda Entegrasyon ile e-Fatura Düzenleme
İşletmeler kendi bilgi işlem altyapılarıyla e-fatura kesebilir. Bunu yapmak için GİB’in teknik kılavuzlarında belirttiği altyapı ve kalite sertifikasyonlarına uyumlu bir sistemin kurulması gerekir. Bu yöntem işletmelere önemli bir sunucu ve sistem maliyeti doğurabilir.
Özel Entegratörlük ile e-Fatura Düzenleme
GİB’den özel entegratörlük yetkisi alan firmalar aracılığıyla e-fatura uygulamasına hızlı ve güvenli şekilde geçiş yapılabilir. Bu kurumların hazırladığı e-fatura sistemleri diğer yöntemlere kıyasla çok daha pratiktir. Özellikle yüksek hacimli fatura kesen firmalar için süreçlerin çok daha hızlı şekilde ilerlemesi sağlanır. Bu platformlar aynı zamanda entegrasyon yönetimi de sunabilir. Bu sayede muhasebe, kargolama ve stok yönetim programlarıyla entegrasyon sağlanarak operasyonel süreçlerin çok daha hızlı şekilde ilerlemesi mümkün hâle gelir.
e-Fatura Kesilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
e-Fatura kesilebilmesi için hem alıcının hem göndericinin e-fatura mükellefi olması gerekir. Satış gerçekleşmiş ticari işlemlerde “Satış Faturası” kesilmelidir. Bu faturada satılan ürünün ya da hizmetin detayları ve vergi yükümlülükleri yer alır. Satıştan sonra e-fatura kesilirken şu noktalara dikkat edilmesi gerekir:
- Fatura seri ve sıra numarasının bulunması,
- Fatura düzenleme tarihinin bulunması,
- Satıcı adı veya ticari ünvanı, vergi dairesi ve numaralarının bulunması,
- Banka hesap numarasının bulunması,
- Adres bilgisinin yer alması,
- Satılan ürün veya hizmetin türünün açık şekilde yazması,
- Satılan ürün ya da hizmetlerin isimleri,
- Ürünün veya hizmetin birim fiyatı, adedi, toplam satış tutarının yazması,
- Eğer varsa irsaliye numarası ve tarihin bulunması.
Bu noktalara dikkat edildiğinde faturaların geçersiz olması ve geri dönmesi gibi durumların önüne geçilmiş olur.
Daha önce de belirttiğimiz gibi GİB e-Fatura Portalı’ndaki faturalar altı ayın ardından silinir. Bu nedenle bu yöntemi tercih eden mükelleflerin faturaları kendi sistemlerinde saklamaları gerekir. Vergi Usul Kanunu’na göre faturaların beş yıl boyunca saklanması şarttır. Portalda arşive indirilmeyen faturaların saklanma yükümlülüğü GİB’in sorumluluğunda değildir. Faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin sorumluluğundadır. Arşivlemede fatura XML belgesi olmalıdır.
e-Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?
Muhasebe süreçlerinde kimi zaman daha önceden kesilmiş e-faturaların görüntülenmesi gerekebilir. Bu gibi durumlarda e-fatura görüntüleme işlemi de yine faturanın kesildiği platform üzerinden gerçekleştirilir. e-Fatura görüntülemesi için kullanılan yöntemlerden biri “e-fatura.gov.tr” adresi üzerinden fatura görüntüleme adımlarını izlemektir. GİB tarafından geliştirilmiş bu platform, kullanıcıların daha önce kestiği e-faturaları sistem üzerinden görüntülemelerini sağlar.
GİB üzerinden e-fatura görüntülemek için öncelikle “www.efatura.gov.tr/anasayfa” adresinden e-Fatura Görüntüleyici programının indirilmesi gerekir. Program indirildikten sonra bilgisayarda bu program açılmalıdır. Ardından bilgisayarda bulunan XML uzantılı e-fatura dosyası açılarak faturanın açılmasının ardından “Doğrula” butonuna basılmalıdır.
Doğrulama sonucunda “Mali Mühür Doğrulandı” yazısı görüldüğünde bu faturanın imzalanmasından sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı anlaşılır. “Sertifika Bilgileri” kısmına tıklandığında e-imzanın veya mali mühür sertifikasının bilgileri görüntülenebilir. Doğrulama işlemi sonucunda “Mali Mühür Geçersiz” uyarısı alınıyorsa faturanın imzalanmasından sonra üzerinde değişiklik yapıldığı anlamına gelir. Böyle bir durumda ya ilk imzalama işlemi sırasında hatalı işlem yapılmıştır ya da fatura doğru şekilde imzalanmamıştır. Her iki durumda da fatura geçersizdir.
Program üzerinden e-faturayı açtıktan sonra “Sorgula” düğmesine basıldığında “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaşmıştır.” uyarısı görünüyorsa fatura başarıyla GİB portalından geçmiştir. Eğer “İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır.” uyarısıyla karşılaşıldıysa fatura GİB sisteminden geçmemiş demektir. Bu durumda fatura ya hiç gönderilmemiş ya da gönderildiği hâlde hata aldığı için geçersiz duruma gelmiştir, dolayısıyla fatura geçersizdir. Son olarak sistemde “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir.” uyarısı görülüyorsa bu faturanın sistemden geçtiğini ancak alıcı tarafından sistem üzerinden reddedildiğini ifade eder. Bu durumda da fatura geçersizdir.
e-Fatura görüntüleme işlemi GİB sisteminden yapılabildiği gibi GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör sistemleri tarafından da gerçekleştirilebilir. Her sistemin e-fatura görüntüleme yöntemi farklı olabilir. Bu sistemler üzerinden e-fatura görüntüleyebilmek için öncelikle işletmenin sisteme kayıtlı olması gerekir. Ardından kullanıcı adı ve şifresiyle sisteme giriş yaptıktan sonra ilgili sekmeler üzerinden e-fatura görüntülemesi gerçekleştirilebilir.
e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?
Tıpkı kâğıt faturalarda olduğu gibi e-faturalarda da kimi zaman iptal işlemine ihtiyaç duyulabilir. Faturanın yanlış kesilmesi gibi nedenlerle faturanın iptal edilmesi gerekebilir. Faturanın nasıl iptal edileceği, faturanın nasıl oluşturulduğuna bağlıdır. Ticari faturalarda iptal işlemi faturanın alıcıya ulaşmasından sonra yapılabilir.
Ticari faturalarda e-fatura iptal süresi faturanın alıcıya ulaşmasını takiben sekiz gündür. Bu süre içerisinde faturanın reddedilmesi ya da kabul edilmesi gerekir. Belirtilen sürede reddedilmeyen faturalar sistem tarafından otomatik olarak kabul edilir. Alıcı tarafından reddedilen fatura ise iptal edilmiş sayılır. Ticari e-faturanın kabul edildikten sonra da iptal edilmesi mümkündür. Ancak alıcının KEP ya da noter aracılığıyla göndericiye itirazda bulunması gerekir.
Satıcının kestiği faturanın direkt olarak alıcıya ulaştığı temel faturalardaysa iptal işlemi farklı şekilde ilerler. Temel faturada ticari faturada olduğu gibi ret işlemi yapılmaz. Temel faturada faturanın alıcının sistemine düşmesini takiben sekiz gün içerisinde “portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/” sekmesi üzerinden “İptal/İtiraz” talebi oluşturulması gerekir. Bu süreden sonra talep oluşturulamaz ya da oluşturulan talepler onaylanmaz.
Robom ile e-Fatura Süreçleriniz Çok Daha Hızlı!
e-Fatura kullanımı dijital çağın gereklerinden biri hâline geldi. Sağladığı avantajlarla ticari süreçleri hem işletmeler hem müşteriler açısından çok daha hızlı ve verimli hâle getiren e-fatura, kullanımı oldukça kolay bir uygulama. Özellikle de özel entegratör sistemleriyle bu süreçler çok daha hızlı ve pratik şekilde tamamlanabiliyor.
Siz de e-fatura süreçlerinizi çok daha hızlı şekilde yürütmek istiyor ve bunun için uygun bir platform arıyorsanız ROBOM tam da aradığınız sistem! e-Fatura kesebileceğiniz, fiş okutabileceğiniz ve muhasebe, müşteri entegrasyonları gibi kolaylıklar sunan ROBOM ile ticari süreçlerinizden çok daha fazla verim alabilirsiniz. Faturalara kolay erişim sağlayabileceğiniz arşivleme gibi teknik özelliklerin yanı sıra ihtiyacınız olan her an destek alabilme gibi avantajlar sunan ROBOM ile tanışmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Yararlanılan Kaynaklar
https://www.turmob.org.tr/e-donusum/efatura/nedir
https://ebelge.gib.gov.tr/efaturahakkinda.html
https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.6102.pdf
https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Fatura_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu_V_1_1.pdf
https://www.turmob.org.tr/e-donusum/eArsivfatura/farklar
https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/E-FaturaUygulamasiBasvuruRehberiveKilavuzu.pdf
https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/509_s.VUK_GT_Kapsaminda_Uygulamalara_Gecis_Takvimi_Tablosu_(3).pdf
