E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

Meta Description: e-Faturanın ve e-arşivin ne olduğu, farkları, kime kesildiği ve avantajları hakkında detaylı bilgi sahibi olun.

e-Fatura ve e-arşiv sistemleri işletmelerin fatura kesme süreçlerini yeniden şekillendiren önemli uygulamaların arasında yer alır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından geliştirilen ve hayata geçirilen bu uygulamalar fatura düzenleme işlemlerini daha pratik ve güvenli hâle getirir. İşletmelerin günlük operasyonlarını kolaylaştırmayı amaçlayan bu yenilikçi sistemler, modern ve verimli iş süreci ihtiyaçlarına yanıt niteliğindedir. Yasal bir zorunluluk olmanın ötesinde faydaları olan e-fatura ve e-arşiv süreçleri işletmelerin GİB’le entegrasyonlarını da güçlendirir. Bu uygulamaların kapsamını, aralarındaki farkları ve avantajlarını bilmekse işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda daha bilinçli adımlar atmasına olanak tanır.

İçindekiler

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, 5 Mart 2010 tarihinde yayımlanan 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Tebliği ile uygulamaya alınan ve bu tarihten beri kullanılan elektronik bir belge türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen veri formatıyla, standarda uygun düzenlenir. VUK gereğince bir faturada bulunması gereken satılan malın miktarı, türü ve fiyatı gibi bilgileri içerir. Satıcı tarafından düzenlenen bu belge alıcıya GİB’in merkezî platformu üzerinden dijital olarak gönderilir.

Hukuki geçerliliği ve niteliği kâğıt faturayla aynı olan e-fatura uygulamasının temel amacı faturaların standart formatta güvenli iletilmesini sağlamak, zaman ve maliyet açısından da tasarruf etmektir. Sistem oluşturulurken yurt dışındaki başarılı e-fatura modelleri incelenmiş ve ticari işlemlerin tüm aşamalarını kapsayan, XML tabanlı uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir. e-Fatura sayesinde faturanın elektronik ortamda oluşturulmasının ve iletilmesinin yanı sıra muhazafası ve raporlanması da sağlanır.

e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ve kaynağının inkar edilemezliği mali mühürle güvence altına alınır. Mührün doğruluğu ve geçerliliği elektronik ortamda kontrol edilebildiğinden e-fatura kâğıda basılarak saklanmaz. Mükellefler düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları mali mühürü de içerecek şekilde, yasal süreler boyunca elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza eder ve gerektiğinde ilgililere sunar.

e-Fatura uygulaması başvurusu elektronik ortamda yapıldığından elektronik imza araçlarının önceden temin edilmesi gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığının resmî internet sitesi üzerinden e-fatura uygulaması başvurusunda bulunmak için şu üç yöntem arasından seçim yapılabilir:

Özel Entegrasyon Yöntemi: Farklı türlerde faturalama ihtiyacı olan veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflerin bilgi işlem altyapısının yetersiz olması hâlinde özel entegrasyon yönteminden yararlanılabilir. GİB’den özel entegrasyon izni almış kurumların bilgi işlem sistemleri kullanarak entegrasyon sağlanır. Bu sayede teknik yeterliliği olan özel entegratörün bilgi işlem sistemi aracılığıya elektronik fatura alınıp gönderilebilir.
Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi: Bilgi işlem sistemi altyapısının yeterli olması durumunda bilgi işlem sisteminin entegrasyonu sağlanabilir. Bu sayede mükellefler kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilir.
E-Fatura Portal Yöntemi: GİB tarafından www.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden ücretsiz sunulan GİB Portal’dan yararlanılabilir. e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bu portalda kullanıcı hesabını aktifleştiren kullanıcılar e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura uygulaması kapsamında yer almayan kurumlar ve kişiler arasındaki kâğıt fatura işlemlerinin dijital ortamda düzenlenmesine olanak tanıyan bir fatura türüdür. Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmesi, muhafaza edilmesi ve ibrazı zorunlu olan faturaların elektronik ortamda oluşturulmasına, ikinci nüshalarının da elektronik ortamda muhafaza edilmesine ve sunulmasına imkân tanıyan e-arşiv uygulaması, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmiştir.

e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-fatura uygulamasına kaydolmalıdır. Bu fatura türü e-faturadan farklı olarak hem elektronik ortamda hem kâğıt çıktı olarak iletilebilir. Alıcıya genellikle e-posta veya SMS yoluyla ulaştırılan bu faturalar alıcıya kâğıt olarak da elektronik ortamda da gönderilirse iletilen şekil belgenin aslı hükmündedir. Düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hâliyse ikinci nüsha olarak kabul edilir.

e-Fatura uygulamasına kaydolan mükellefler e-arşiv fatura uygulamasına başvurmak için şu yöntemleri kullanabilir:

Özel Entegrasyon Yöntemi: Mükellefler GİB’den e-arşiv uygulaması izni alan özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dâhil olabilir. e-Arşiv uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin GİB’e ayrıca başvuru yapmasına gerek yoktur.
Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi: Kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım altyapısına sahip mükellefler e-arşiv uygulamasını kendi sistemleri üzerinden kullanabilir. Bu mükellefler istenen belgeleri GİB’e posta yoluyla iletmek zorundadır. Bu belgelerin arasında temsile yetkili kişi tarafından imzalanan dilekçe, Bilgi İşlem Sistemi (BİS) raporu ve bazı standartlara uygunluk belgeleri yer alır.

e-Fatura ve e-Arşiv’in Farkları Nelerdir?

e-Fatura belirli kriterleri taşıyan mükellefler arasında zorunlu kullanılan bir elektronik belge türüyken e-arşiv, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya nihai tüketicilere kesilen faturaları kapsar. Dijital ortamda düzenlenen ve muhafaza edilen bu iki belgenin arasında format ve iletilme şekli gibi birçok konuda belirgin farklar bulunur. Bu farkları şöyle özetleyebiliriz:

e-Fatura	e-Arşiv
e-Fatura uygulaması kapsamındaki kullanıcılara düzenlenir.	e-Fatura kapsamında olmayan firmalara ve son kullanıcılara düzenlenir.
Faturalar alıcısına GİB üzerinden iletildiği için ayrıca bir raporlama yapılmaz.	GİB’e işlemi takip eden gün saat 00.00’a kadar hazırlanan raporla bilgi verilir.
Fatura GİB’e iletildiği için UBL-TR formatının kullanılması zorunludur.	Fatura GİB’e iletilmediği için kullanıcı istediği formatı kullanabilir. UBL-TR formatını tercih etmek kullanıcıya bağlıdır.
Fatura GİB’in sistemi üzerinden alıcının e-fatura sistemine iletilir.	Fatura hem e-posta veya SMS üzerinden hem kâğıt çıktı alınarak alıcıya iletilebilir.
Belgeler mali mühürle imzalanır, zaman damgası kullanımı yoktur.	Belgeler mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanır.
Başvuru için entegratör, bilgi işlem sistemine entegrasyon ya da GİB portal yöntemlerinden biri kullanılır.	Başvuru için entegratör ya da bilgi işlem sistemine entegrasyon yöntemi kullanılır.

e-Fatura ve e-Arşiv Kimlere Kesilir?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirine sattığı mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenlediği faturaları e-fatura olarak göndermesi ve alması zorunlu tutulmuştur. VUK 509 No’lu Genel Tebliğ’de Değişiklik Yapılmasına Dair 535 No’lu Tebliğ kapsamında brüt satış hasılatı 2024 ve müteakip hesap dönemleri için ₺3.000.000 ve üzeri olan mükellefler e-fatura uygulamasına geçiş yapmak zorundadır. Kendi internet sitesi ya da alışveriş platformları üzerinden e-ticaret faaliyetinde bulunan mükellefler içinse 2024 veya müteakip hesap dönemleri için brüt satış hasılatı ₺500.000 olarak belirlenmiştir. Bu durumda belirtilen satış hasılatı sınırlarını aşan mükellefler birbirlerine düzenlediği faturaları e-fatura olarak kesmekle yükümlüdür.

e-Arşiv uygulamasına dâhil olanlar ve dâhil olma zorunluluğu getirilenlerse e-arşiv fatura düzenlemek zorundadır. Tebliğ kapsamında e-arşiv uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler için geçerli bazı kurallar şu şekildedir:

e-Fatura Mükelleflerine Fatura Keserken: 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza etmek ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır.
e-Fatura Mükellefi Olmayan Vergi Mükelleflerine Fatura Keserken: e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmak, kâğıt ortamında göndermek ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır.
Vergi Mükellefi Olmayanlara Fatura Keserken: Vergi mükellefi olmayanlaraysa e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmak, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmek veya kâğıt ortamında göndermek, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmek ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır.

e-Fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturalarınsa 01.01.2025 ile 31.12.2025 tarihleri arasında vergiler dâhil toplam tutarının ₺3.000’nı aşması hâlinde e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. 2026 itibarıyla bu sınır tamamen ortadan kaldırılmış, tutarına bakılmaksızın tüm mükellefler e-arşiv fatura kapsamına girmiştir.

Tarafların e-fatura kullanma durumuna göre şekillenen e-fatura ve e-arşiv yöntemlerini bir örnek üzerinden anlamakta yarar olabilir. Bir giyim üreticisi tekstil malzemeleri satan bir tedarikçiden kumaş satın alsın. Tedarikçi ve üretici belirli bir ciroyu aştığı için e-fatura sistemine geçiş yapmışsa ve e-fatura kullanıyorsa tedarikçi üreticiye doğrudan e-fatura kesebilir. Tedarikçi e-fatura kullanıyorsa ancak giyim üreticisi henüz e-fatura kullanıcısı değilse tedarikçi kumaş satışı için e-fatura yerine e-arşiv fatura kesmek zorundadır.

e-Fatura’nın ve e-Arşiv’in Sağladığı Kolaylıklar

Geleneksel fatura süreçlerinin ortaya çıkardığı zaman kaybını ve operasyonel yükleri azaltan e-fatura ve e-arşivin sunduğu avantajlar sayesinde işletmelerin finansal yönetimi kolaylaşır.

e-Fatura ve e-arşiv uygulamalarının sağladığı kolaylıklar şöyle sıralanabilir:

Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, baskı, kargolama ve arşivleme gibi giderleri ortadan kaldırarak işletmelerin maliyetini düşürür. Dijital işlemler insan hatalarının kolay düzeltilmesini sağladığından tekrar işleme maliyetleri de düşer. Faturaya ilişkin tüm işlemlerin dijital ortamda tamamlanması sayesinde işletmenin bütçesi iş geliştirme ve yenilikçi yatırımlar gibi daha verimli alanlara yönlendirilebilir.
Zaman Tasarrufu: Faturaların hazırlanması, gönderilmesi ve takibi gibi adımlar dijital ortamda tamamlanadığından manuel işlemlere harcanan zaman en aza indirilmiş olur. Operasyonel hızın artması personelin zamanını daha verimli ve katma değerli işlere odaklanmak için değerlendirmesine yardım eder.
Hızlı Gönderim: Geleneksel yöntemde faturaların hazırlanması ve alıcıya iletilmesi birkaç gün sürebilir. Dijital ortamda bu süreçler hızlanır ve kısa sürede tamamlanabilir. Faturaların hızlı gönderilmesi ve müşterilere zamanında bilgi sağlanması müşteri memnuniyetini de artırır.
Güvenli ve Kolay Saklama: Dijital arşivleme sayesinde faturaların raflarda depolanması zorunluluğu ortadan kalkar. Bu sayede faturalar kaybolma, yıpranma, yanlış kişilerin eline geçme ve veri hırsızlığı gibi risklere karşı da korunur. Tüm faturalar kanuni süresi boyunca elektronik ortamda kolayca saklanabilir, elektronik ortamda şifreleme ve yetkilendirme gibi ek güvenlik önlemleriyle de korunabilir.
Kolay Erişim ve Arşivleme: Kâğıt faturaları arşivleme ve fiziksel olarak depolama ihtiyacı ortadan kalktığından belgeler her an erişilebilir hâle gelir. Dijital arşivleme sayesinde ihtiyaç duyulduğunda eski faturalar hızlıca bulunabilir ve işlemler kolaylaşabilir. Hangi faturaların ödendiği, hangilerinin beklemede olduğu gibi bilgilere kolayca erişilebilir.
Esneklik: İşletmeler dijital fatura süreçlerini istediği zaman farklı yerlerden yönetebilir. Faturalara bulut tabanlı çözümler sayesinde internet bağlantısı olan tüm cihazlardan ulaşılabilir. Böylece uzaktan çalışma koşullarında ya da çalışanların ofis dışında olduğu zamanlarda fatura işlemleri takip edilebilir, düzenlenebilir ve onaylanabilir.
İç Denetim Kolaylığı: İşletme içi denetim süreçlerinde faturaların doğruluğunun kontrol edilmesi ve muhasebeyle uyumlu olup olmadığının belirlenmesi önemlidir. e-Fatura ve e-arşiv sistemleriyle tüm belgeler dijital ortamda standartlara uygun saklanır ve veri tabanına işlenir. Bu yöntem iç denetim sırasında herhangi bir faturaya anlık erişilmesini ya da işlemle ilgili sorgulama yapılmasını kolaylaştırır.
Vergi Mevzuatına Uyum: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen düzenlemelere uygun e-faturalar işletmelerin mevzuata uyumluluk süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca dijital denetim imkânı sunarak vergi süreçlerinin şeffaflığını da artırır. İşletmeler yasal gereklilikleri eksiksiz yerine getirdiğinden cezai yaptırımlarla karşılaşma riski azalır.
Standartlaştırılmış Süreçler: Fatura formatları tek bir standart hâlini aldığı için işletmeler arasında hatasız ve düzenli belge paylaşımını mümkün kılar. Bu sayede muhasebe süreçleri sadeleşir ve iş akışlarının verimliliği artabilir.
Kolay Raporlama: İşletmelerin mali verilerinin dijital ortamda saklanması daha hızlı ve doğru raporlanmasına yardımcı olur. İşletmeler farklı mali göstergeleri anlık değerlendirebilir, bütçe ve nakit akışlarını daha verimli takip edebilir ve uzun vadede daha sağlıklı finansal analiz yapabilir.
Çevresel Fayda: Faturaların dijital ortamda saklanması kâğıt, mürekkep ve enerji tüketimini azalttığından basım, nakliye ve saklama süreçlerinde çevre dostu bir yaklaşım benimsenir. İşletmelerin karbon ayak izini azaltma ve sürdürülebilirlik hedeflerine yaklaşma gibi amaçlarıyla uyumlu hareket edilmiş olur.

e-Fatura ve e-Arşiv Uygulamalarında Güvenlik Nasıl Sağlanır?

Fiziki arşivleme yöntemleri faturaların saklanması ve korunması süreçlerinde istenmeyen durumlara sıklıkla yol açar. Belgelerin deforme olması, kaybolması ya da yetkisiz erişim gibi sorunlar hem operasyonel verimliliği azaltır hem belge güvenliğini riske atar. Elektronik arşivlemeyi mümkün kılan e-fatura ve e-arşiv uygulamalarıysa bu riskleri minimize ederek başlı başına bir güvenlik önlemi sunar.

e-Arşiv ve e-fatura sistemlerinin güvenliği elektronik imza, şifreleme ve veri merkezi güvenliği gibi çok katmanlı savunma yöntemleriyle sağlanır. Her bir güvenlik önlemi sistemin bütünlüğünü korumada ve belgelerin güvenli iletilmesini sağlamada kritik rol oynar. Bu amaçla uygulanan başlıca güvenlik önlemleri şu şekildedir:

Fatura uygulamalarının etkin işlemeye devam etmesi için düzenli olarak güncellenmesi ve güvenlik önlemlerinin en üst seviyede tutulması gerekir. Sistemin güvenliğini sürekli iyileştirmek özellikle siber saldırılara karşı güçlü koruma sağlamayı ve tehditlere karşı dayanıklı hâle gelmeyi kolaylaştırır.
Kullanıcıların yalnızca yetkilendirildiği işlemleri gerçekleştirebilmesi için sıkı erişim kontrol mekanizmaları uygulanır. Kullanıcı rolleri ve yetkileri dikkatle belirlenir, sadece gerekli izinleri olan kişiler sisteme erişebilir. Bu sayede hem gönderici hem alıcı tarafındaki kullanıcılar için önemli bir güvenlik katmanı oluşturulur.
e-Arşiv ve e-fatura belgeleri gönderenin kimliğini doğrulayan bir elektronik imzayla imzalanır. Bu imza belgenin bütünlüğünü ve doğruluğunu güvence altına alır. Belgede yapılan herhangi bir değişiklik veya müdahalenin de kolayca tespit edilmesini sağlar. Böylece belgenin değiştirilmeden alıcıya ulaşması mümkün olur ve göndericiyle alıcı arasında güvene dayalı bir iletişim sağlanır.
e-Fatura ve e-arşiv belgelerinin içerikleri gelişmiş şifreleme yöntemleriyle korunur. Şifreleme işlemi belgelerin dijital ortamda güvenli aktarılmasını sağlayan kritik bir savunma mekanizmasıdır. Verilerin üçüncü şahıslar tarafından okunmasını engelleyerek belgeye sadece yetkilendirilmiş kişilerin erişmesini sağlar. Ayrıca sistemde kullanılan iki faktörlü kimlik doğrulama gibi ek güvenlik katmanları yetkisiz erişim girişimlerini daha da zorlaştırır.
Veri merkezi güvenliği de bu süreçte önemli rol oynayan faktörlerden biridir. Fiziksel ve dijital güvenlik önlemleriyle korunan veri merkezlerinde güvenlik duvarları, antivirüs yazılımları, izleme sistemleri gibi güvenlik araçları kullanılır. Böylece verilerin yetkisiz erişim riskinden korunması mümkün olur.

Robom’la Online Ön Muhasebe Süreçlerini Kolaylaştırın!

İşletmenizin finansal sağlığının korunması için ön muhasebe işlemlerinin doğru yapılması gerekir. Ön muhasebe kayıtları düzgün ve eksiksiz tutulduğunda yasal sorumluluklar daha rahat takip edilir ve denetimler sırasında oluşabilecek sorunlar en aza iner. ROBOM online ön muhasebe programıyla finansal süreçlerinizi daha kolay yönetebilirsiniz. Programın kullanıcı dostu arayüzü ve pratik çözümleri sayesinde ticari faaliyetlerinizi yasalara uygun şekilde ve düzenli olarak yürütme kolaylığı elde edebilirsiniz.