Cari Hesap Nedir? Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?

İşletmenizin finansal sağlığını korumak doğru bir cari hesap yönetimiyle başlar. Gün içinde tedarikçilerinizle ve müşterilerinizle yaptığınız sayısız işlem doğru takip edilmediğinde içinden çıkılamaz bir hâl alabilir. Hukuki sistemde borçların ve alacakların karşılıklı olarak tek kalemde izlenmesini sağlayan cari hesap sistemi, bu karmaşayı ortadan kaldıran en güçlü çözümdür. Peki, cari hesap tam olarak nedir ve modern işletmelerde takibi en verimli nasıl yapılır? Bu rehberde cari hesap yönetiminin tüm inceliklerini ve işletmenizi finansal risklerden koruyacak ipuçlarını bulacaksınız.

Cari Hesap Nedir?

Türk Ticaret Kanunu madde 89’a göre cari hesap, iki taraf arasında mal ya da hizmet alışverişinden doğan borçların ve alacakların tek bir hesapta toplanmasını ifade eder. Bu hesapla taraflar, hesap kesimi sonucunda ortaya çıkan bakiyeyi talep eder. Bu, her alacak için ayrı ayrı işlem yapılmasının önüne geçerek karmaşık işlemlerin tek bir hesap üzerinden yürütülmesini sağlar. Özellikle ticari hayatta aktif olarak rol alan işletmeler açısından ciddi önem taşımaktadır. En önemli nokta sözleşmenin yazılı olarak yapılmasıdır. Aksi durumda geçersizdir.

Cari Hesap Yönetimi ve Takibi Neden Önemlidir?

Cari hesap yönetimi ve takibi, işletmelerin mali yapısının verimliliği ve sürekliliği açısından kritik öneme sahiptir. Bu sebeple titizlikle takip edilmesi gerekir. İşletmelerin ticari faaliyetleri kapsamında alacaklarını ve borçlarını net biçimde görmesine yardımcı olur. Nakit akışının planlaması daha etkin şekilde yürütülebilir. 

Etkili bir cari hesap yönetimi olası hataların veya uyuşmazlıkların erkenden tespit edilmesini sağlar. Bu sayede işletme hukuki ve mali anlamda yaptırımlarla karşı karşıya kalmaktan korunmuş olur. Aynı zamanda işletmeler, cari hesap bakiyelerini düzenli olarak takip ederek hangi müşterilerle çalışmanın daha kârlı olduğunu tespit edebilir. 

Cari Hesap Sözleşmesi Nedir?

Cari hesap sözleşmesi, taraflar arasında süreklilik taşıyan borç ve alacak ilişkilerinden doğan taleplerin tek bir hesapta toplanarak kesim dönemlerinde talep edilmesine yönelik bir sözleşmedir. Bu sözleşme sayesinde taraflar arasındaki işlemler düzenli, profesyonel ve pratik bir şekilde takip edilir.

Sözleşmede belirli hususların özellikle belirtilmesi gerekir. Cari hesabın kapsamı, hesap kesim dönemi, faiz uygulanıp uygulanmayacağı, tarafların borcu ödemekten kaçınması durumunda nasıl bir yol izleneceğiyle sözleşmenin sona erme hâlleri ve benzeri hususlar tarafların herhangi bir uyuşmazlıkta sıkıntı yaşamaması açısından önemlidir.

Cari Hesap ile İlgili Temel Terimler

İşletme sahiplerinin cari dönem, cari borç ve alacak, cari bakiye ile negatif cari hesap bakiyesi kavramlarını bilmesi gerekir. Bu başlık altında cari hesapla ilgili temel kavramlardan bahsederek konunun daha anlaşılır olmasını sağlayacağız.

Cari Dönem Nedir?

Cari dönem, muhasebe ve finans uygulamalarında işlemleri devam eden, henüz kapanışı yapılmamış hesap dönemini ifade eder. Bu dönemde işletmenin her türlü gelir, gider, alacak ve borç işlemleri aktif olarak kaydedilir. Cari hesap döneminde yapılan işlemler geçici niteliktedir. Kesinleşmesi için dönem sonu işlemlerinin tamamlanmış olması gerekir.

Bu kavram; mali tabloların netleştirilmesi, cari hesap takibi ve vergi uygulamaları açısından önemlidir. Dönem sonunda gelir ve giderler sonuç hesaplarına aktarılarak bilanço kalemleri bir sonraki döneme devredilir. Cari dönem bir anlamda işletmenin mevcut mali durumunun analiz edilmesine katkı sağlar.

Cari Borç ve Cari Alacak Nedir?

Bu iki kavram işletmelerin cari hesap ilişkisi sırasında kimin kime ödeme yapacağını netleştirmek için kullanılır. Cari alacak, işletmenin mal veya hizmet sattığı müşterilerden tahsil etmesi gereken tutardır. Muhasebe kayıtlarında bu durum müşterinin işletmeye “borçlu” (Borç Bakiyesi) olması şeklinde görünür. Cari borçsa işletmenin mal veya hizmet aldığı tedarikçilere ödemesi gereken tutardır. Bu durumdaysa işletme karşı tarafa borçludur ve tedarikçi hesapta “alacaklı” (Alacak Bakiyesi) olarak görünür.

Cari alacakların ve borçların düzenli olarak takip edilmesi önemlidir. İşletmenin nakit akışının kontrolü ve finansal risk analizi bu kavramların doğru takibine bağlıdır. Cari hesap bakiyesi üzerinden yapılan değerlendirmede cari borçlar ve alacaklar mahsup edilir ve tek bir net bakiye belirlenir. Ödeme veya tahsilat süreçleri bu net bakiye üzerinden yürütülür.

Cari Bakiye Ne Demek?

Cari bakiye, cari hesapta yer alan cari alacak ve borçların birbirinden mahsup edilmesi sonucunda ortaya çıkan net tutardır. İşletmeyle muhataplarının birbirlerine olan alacak ve borç durumunu ortaya koyar. Cari bakiye sonucunda alacak verilmişse karşı taraf işletmeye borçlu demektir. Aksi bir durumdaysa işletme karşı tarafa borçludur. 

Cari hesap takibinin olmazsa olmazı cari bakiyedir. İşletmelerin ödeme ve tahsilat planlamasını yapabilmesi için cari bakiyenin düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir.

Negatif Cari Hesap Bakiyesi Ne Anlama Gelir?

Cari hesap bakiyesi hesaplanırken cari borcun daha fazla olması durumudur. İşletmenin karşı tarafa borçlu olduğunu ifade eder. Bu durumda cari hesaba konu ödemeler tahsilatlardan daha fazladır ya da henüz tahsil edilmemiş borçlar bulunmaktadır. 

Her iki durumda da işletmenin finansal takibini düzenli olarak yapması gerekmektedir. Sürekli veya yüksek tutarlı negatif bakiyeler, nakit akışı açısından risk oluşturur. 

Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır?

Cari hesap takibi, işletmelerin müşteriyle ve tedarikçileriyle olan borç-alacak ilişkilerini sistematik, güncel şekilde analiz etmesiyle mümkündür. Takip sırasında yapılan her işlemin belgelendirilmesi gerekir. Yapılan mal veya hizmet satışları, alınan ve kesilen faturalar, tahsilatlarla ödemeler cari hesaba kronolojik sırasına göre işlenir.

Cari hesap takibinin sağlıklı biçimde yapılabilmesi için her müşteriyle tedarikçi adına ayrı cari hesap oluşturulması gerekir. İşlemlerin yapıldığı tarih içerisinde kaydedilmesi ve gecikme olmaması son derece önemlidir. Takip işlemleri manuel olarak yapılabileceği gibi muhasebe programlarıyla da yapılabilir. 

Bu takibin en önemli aşamalarından biri muhatapla cari hesap ekstresinin paylaşılmasıdır. Bu sayede kayıtların uyumlu olup olmadığı kontrol edilebilir. Hatalı kayıt, eksik fatura ya da unutulan ödeme erkenden tespit edilir. 

Cari Hesap Nasıl Tutulur?

Cari hesap tutulması, işletmelerin ticari faaliyetleri kapsamındaki borç ve alacaklarının düzenli bir şekilde kaydedilmesi işlemidir. Hesap tutulurken her işlemin belgelendirilmesi zorunludur. Kayıtların güncel ve eksiksiz yapılması cari hesap bakiyesinin güvenilirliğini artırır. 

Belirli dönemlerde cari hesap kontrol edilerek bakiye gözden geçirilir. Bu aşamada tutulan kaydın karşı tarafın tutmuş olduğu kayıtla örtüşmesi önemlidir. Manuel olarak defter üzerinden tutulabileceği gibi muhasebe ve ön muhasebe programları aracılığıyla da kayıt tutulması mümkündür. Her ne şekilde tutuluyor olursa olsun sistematik, güncel ve profesyonel bir kayıt, işletmenin mali geleceğini şekillendirmesine büyük ölçüde yardımcı olur.

Cari Hesap Açılışı Nasıl Yapılır?

Cari hesap açılışı, işletmelerin müşteriyle ya da tedarikçiyle olan borç ve alacak ilişkilerini düzenli şekilde takip edebilmesi için oluşturulan ilk kayıt işlemidir. Açılış yapılırken hesap açılacak kişi ya da kurumun bilgilerinin belirlenmesi gerekir. Gerçek kişiler için ad-soyad, kimlik numarası ve iletişim bilgileri gerekirken kurumlar için ünvan, vergi dairesi, vergi numarası ve adres bilgileri gerekir. 

Bu işlem genellikle muhasebe ya da ön muhasebe sistemleri üzerinden gerçekleştirilir. Açılan cari hesaba müşteri ya da tedarikçi tanımı yapılır. Gerekmesi hâlinde vade, kredi limiti, ödeme şekli ve benzeri bilgiler de eklenir. Bu aşamalar tamamlandıktan sonra işletmeyle muhataplar arasında gerçekleşen tüm alış-satış, tahsilat ve ödeme işlemleri cari hesap üzerinden takip edilir. Cari hesap açılışı sırasında girilen bilgilerin güncel ve belgeye dayalı olduğundan emin olunması gerekir.

Cari Kod Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Cari kod, muhasebe ya da ön muhasebe sistemlerinde her bir cari hesabı birbirinden ayırmak için kullanılır. Tanımlama numarası veya harf-rakam kombinasyonu şeklinde olabilir. Cari kod sayesinde müşterilerin ve tedarikçilerin tanımlanması kolaylaşır. İşlemlerin yanlış cari hesaba kaydedilmesinin önüne geçilir, raporlama süreçleri daha güvenilir şekilde yürütülür.

Cari kod oluşturulurken sıklıkla işletmenin iç düzenine uygun bir sistem belirlenir. Kodlar; müşteri ve tedarikçi ayrımını gösterecek harflerle başlayabilir. Devamındaysa sıra numarası ya da firma bilgilerini içeren rakamlar kullanılabilir. Daha büyük işletmelerde şehir, sektör veya grup bazlı ayrımlardan da yararlanılabilir. 

Cari Hesap Takibi ve Yönetim Araçları

Cari hesap takibi ve yönetimi çeşitli araçlar kullanılarak yapılır. Bu araçlar sayesinde işletmeler cari hesabı doğru şekilde tutarak finansal risklerden korunur. En temel cari hesap yönetim aracı, defter üzerinde tutulan manuel kayıtlardır. Küçük işletmelerin sıklıkla kullandığı bu yöntem, işlem takibi güç olacağından daha büyük işletmelerce tercih edilmez.

Cari hesap takibi yapmak için uygulamada sıklıkla ön muhasebe ve muhasebe programları kullanılır. Bu programlar sayesinde her bir müşteri ya da tedarikçi için ayrı cari hesap açılır. İşlemler sırasında oluşturulan faturalar, tahsilat ve ödemeler otomatik olarak cari hesaba işlenir. İşlemler düzenli olarak takip edilir ve hızlıca yürütülür.

Bu yöntemlere ek olarak banka entegrasyonu da cari hesap yönetimi için tercih edilen araçlardandır. Bu yöntemle banka hareketleri sistemle entegre edilir. Bu sayede tahsilat ve ödeme kayıtları otomatik olarak eşleştirilir. Böylece hata payı önemli ölçüde azaltılmış olur.

Geleneksel Yöntemler ve Excel ile Cari Takip

Geleneksel yöntemler ve Excel ile cari takip özellikle küçük işletmeler tarafından tercih edilir. Bu yöntemde cari hesaplar muhasebe programlarına göre daha basit araçlarla kontrol altında tutulur. Cari takip genellikle defterler üzerinden yapılır. Her müşteri ya da tedarikçi için ayrı sayfa açılır, yapılan tüm işlemler kronolojik sıralamayla kaydedilir. Düşük maliyetlidir ancak hata payı yüksektir.

Excel ile cari takip geleneksel yönteme nazaran daha sistematiktir. Excel tablolarında her cari hesap için ayrı sayfa oluşturulur ya da tek tablo üzerinden takip yapılır. İşlemin yapıldığı tarih, belge numarası, borç, alacak, bakiye ve benzeri sütunlar kullanılarak cari hesap bakiyesi otomatik hesaplanır. Bu yöntemde dikkat ve disiplin çok önemlidir. Kayıtlar daha sistematik olsa da bilgiler manuel olarak girildiği için hata payı devam etmektedir. Bu yöntemler büyük ölçekli işletmeler için risk doğurmaya adaydır.

Ön Muhasebe Programları ile Otomatik Cari Hesap Yönetimi

Ön muhasebe programları sayesinde işletmeler sistematik, güncel ve güvenilir şekilde cari hesap yönetimi yapar. Bu yöntemde işlemler otomatik olarak kaydedilir. Ön muhasebe programlarında her müşteri ve tedarikçi için ayrı cari hesap açılır. Kesilen ve alınan faturaların yanında yapılan tahsilat ve ödemeler sisteme işlendiği anda cari hesap bakiyesi otomatik olarak güncellenir. Bu sistem sayesinde işletmeler alacak ve borç miktarını güncel olarak takip edebilir.

Geleneksel yöntemlere ve Excel tablosuyla hesap yöntemine nazaran hata payı oldukça düşüktür. Otomatik hesaplama seçeneği ve entegrasyon sayesinde eksik kayıt, hatalı bakiye veya unutulan işlem riski azaltılır. Banka entegrasyonu, vade takibi, gecikmiş alacak uyarıları ve cari hesap ekstreleri gibi özelliklerle cari hesap yönetimi çok daha pratik hâle gelir.

Cari Hesap Belgeleri Nelerdir?

Cari hesap belgeleri, işletmeler arasında gerçekleşen ticari nitelikteki işlemlerin kayıt altına alınmasına yarayan ve cari hesap kayıtlarının dayanağını oluşturan belgelerdir. Bu belgeler sayesinde cari hesap takibi doğru ve güvenilir şekilde yapılır. Cari hesap yönetiminde kullanılan temel belgeler şunlardır:

• e-Fatura ve e-arşiv faturalar cari hesabın borç ve alacak tarafını oluşturan en temel belgelerdir. 
• Faturayla doğan borcun ya da alacağın kapatıldığını gösteren tahsilat ve ödeme makbuzları cari hesap yönetiminde kullanılan diğer belgelerdir. Nakit işlemlerde tahsilat/tediye makbuzu kullanılırken banka üzerinden yapılan işlemlerde dekontlar esas alınır.
• Havale, EFT ve FAST ile yapılan ödemelerin resmî kanıtıdır. Günümüzde banka entegrasyonları sayesinde hesabınıza giren veya hesabınızdan çıkan paralar doğrudan cari hesaba işlenir, dekontlar dijital olarak eşleştirilir.
• Çek ve senet bordroları vadeli ticarette kullanılan çek ve senetlerin giriş-çıkış işlemlerinin takip edildiği listelerdir. Kıymetli evrakın cari hesaptan düşülmesi veya cari hesaba eklenmesi bu bordrolar aracılığıyla belgelenir.
• Belirli dönemlerde (genellikle ay sonlarında) tarafların bakiyelerinin tutup tutmadığını teyit etmek için cari hesap mutabakat formları kullanılır. Bu işlem e-mutabakat olarak yapılmaktadır.

Bu başlık altında değindiğimiz tüm belgelerin düzenli bir biçimde saklanması, cari hesap yönetiminin profesyonel ilerlemesine destek olur. Ek olarak herhangi bir uyuşmazlık hâlinde işletmelerin hukuki anlamda güvenliğini sağlar.

Cari Hesap Ekstresi Nedir?

Cari hesap ekstresi, bir cari hesapta belirli bir dönem içinde gerçekleşen borç ve alacak hareketlerini gösteren belgedir. Bu ekstrenin içinde işlemlerin kronolojik sıralaması, belge numaraları, borç ve alacak miktarlarıyla dönem sonu cari bakiye yer alır. Bir anlamda taraflar arasındaki ticari ilişkinin mali bir özetini sunar.

İşletmelerin iç kontrolleriyle taraflar arasında yapılacak mutabakat açısından önem taşır. Düzenli olarak hazırlanan ekstreler sayesinde eksik, hatalı ya da gözden kaçan işlemler rahatlıkla tespit edilir. Bu ekstreyle taraflar arasında çıkabilecek anlaşmazlıklar önceden belgelendirilmiş olur. 

Uygulamada aylık, üç aylık ve yıllık olarak hazırlanır. Muhasebe ya da ön muhasebe programları aracılığıyla otomatik olarak alınabilir. Cari hesap ekstresinin karşı tarafa iletilmesi ve onaylanması taraflar arasındaki ticari ilişkilerin devamına katkı sağlar.

Cari Hesap Mutabakat Formu

Bu form, taraflar arasında tutulan cari hesap kayıtlarının uyumunu karşılıklı olarak tespit etmek için kullanılır. Belirli bir ticari dönem sonu itibarıyla cari hesap bakiyesi karşı tarafa bildirilir ve kayıtların uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. 

Cari hesap mutabakat formunda genellikle şunlar yer alır:

• Mutabakata konu dönem,
• Cari hesap bakiyesi,
• Borç ve alacak miktarı,
• Tarafların ünvan ve iletişim bilgileri,
• Onay alanları.

Karşı taraf kendi kayıtlarıyla formda yer alan bilgileri karşılaştırır. Bu işlem sonucunda kayıtlar uyumluysa formu onaylar. Aksi hâlde tarafların cari hesap kayıtlarındaki fark tespit edilerek gerekli düzenlemeler yapılır. 

Finansal Analizde Cari Oran Nedir? Nasıl Hesaplanır?

Finansal analizde cari oran, işletmelerin kısa vadeli borçlarını ödeme kabiliyetini gösteren oranlardandır. İşletmelerin bir yıl içerisinde paraya çevrilebilecek varlıklarıyla vadesi dolacak borçlarını karşılama kapasitesi tespit edilir. 

Cari oranın hesaplama formülü şu şekildedir: Cari Oran = Dönen Varlıklar ÷ Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar

Dönen varlıklar; kasa, banka, alacaklar ve stoklar vb. kısa sürede nakde çevrilebilen kalemlerdir. Kısa vadeli yabancı kaynaklarsa ticari borçlar, banka kredileri ve ödenmesi gereken diğer kısa vadeli yükümlülüklerdir.

Yukarıdaki formüle göre yapılan hesaplama sonucunda cari oran;

• 1’in üzerindeyse: İşletme kısa vadeli borçlarını karşılayabilecek durumdadır.
• 1’in altındaysa: İşletme likidite açısından risk altındadır.
• 1,5-2 arasındaysa: İşletme finansal anlamda sağlıklı durumdadır. 

Uygulamada 1,5-2 arası sağlıklı olarak değerlendirilse de bu oran sektör özellikleriyle işletmelerin faaliyet yapısına göre değişiklik gösterebilir.

Cari Hesap Takibini Kim Yapar?

Cari hesap takibi, işletmelerin büyüklüğüne ve organizasyon yapısına bağlı olarak farklı kişi ya da birimler tarafından yapılır. Küçük ölçekli işletmelerde cari hesap takibi çoğunlukla;

• İşletme sahibi,
• Ön muhasebe personeli,
• Muhasebeci tarafından yürütülür.

Orta ve büyük ölçekli işletmelerde cari hesap takibi muhasebe ya da finans departmanı tarafından yapılır. İlgili bölümlerde görevli personel; faturaların kaydı, tahsilat ve ödeme işlemleri, cari hesap bakiyelerinin kontrolü ve mutabakat aşamalarından sorumludur. 

Serbest meslek faaliyetlerinde ve şirketlerde serbest muhasebeci mali müşavirler (SMMM) cari hesap kayıtlarının tutulmasından sorumludur. Cari hesap takibi işletmelerin yapısına göre farklı kişilerce yürütülebilir. 

Robom Yanınızdayken Cari Hesapta Hata Yapmaya Veda Edin!

Cari hesap takibinin güvenilir ve profesyonel şekilde yürütülmesi işletmelerin ticari geleceğini etkiler. İşlerinizi büyütmek, hesap işlerini profesyonel şekilde yapmak istiyorsanız Robom tam size göre! Robom, yapay zekâ destekli bir ön muhasebe programıdır. Kaliteli altyapısı sayesinde finansal süreçlerinizi hızlı ve güvenli şekilde yürütmenizi sağlar. Üstelik Robom’u ücretsiz olarak deneyebilir, memnun kalmanız hâlinde avantajlı fiyatlarla hizmet almaya devam edebilirsiniz. Hemen üye olun ve Robom’u keşfetmeye başlayın.

Sıkça Sorulan Sorular

Cari hesap ile ilgili temel soruların yanıtlarını burada bulabilirsiniz.

Yararlanılan Kaynaklar

• https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/4617720
• https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6102&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
• https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/1525857
• https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/491452#:~:text=Cari%20hesab%C4%B1n%20varl%C4%B1%C4%9F%C4%B1%20i%C3%A7in%20bor%C3%A7,tek%20tarafl%C4%B1%20olarak%20ger%C3%A7ekle%C5%9Fmesi%20yeterlidir.&text=ila%20143’%C3%BCnc%C3%BC-,maddelerinde%20d%C3%BC