Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Ticari süreçlerde satış gerçekleşmeden önce fiyat, kapsam ve koşulların şeffaf biçimde ortaya konması gerekir. Bu noktada işletmenler hem operasyonel planlama hem ticari güvence sağlamak amacıyla belirli ön bilgilendirme belgelerinden yararlanır. Özellikle dış ticaret işlemlerinde yaygın kullanılan proforma, satış sürecinin henüz tamamlanmadığı aşamada taraflar arasında referans niteliği taşıyan bir çerçeve sunar. Böylelikle alıcı ve satıcı, işlem gerçekleşmeden önce maliyet, kapsam ve şartlar konusunda ortak bir zeminde buluşabilir. Bu rehberde söz konusu belgelerin ticari işlevini, hangi durumlarda düzenlendiğini, normal faturadan farklarını ve düzenleme sürecine ilişkin tüm detayları adım adım ele alacağız.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, satışı yapılması planlanan mal veya hizmetle alakalı alıcıya bilgi vermek için oluşturulan belgedir. Teklif için düzenlenen bu belge ithalat-ihracat süreçlerinde önemli bir role sahiptir. Resmî belge niteliği taşımaması onu ticari faturalardan farklı kılar. 

Proforma fatura teklif belgesi niteliğinde olduğu için vergi yükümlülüğü doğurmaz. Bu sebeple Vergi Usul Kanunu’nda nasıl düzenleneceğine ilişkin herhangi bir şart bulunmaz. Taraflar; faturanın geçerlilik süresi, içerisinde yer alacak unsurlar ve benzeri konularda serbest hareket edebilir.

Proforma Faturanın Amacı ve Özellikleri Nelerdir?

Ticari hayatta sıklıkla kullanılan ve ön fatura niteliğinde olan proforma faturanın düzenlenme amaçlarını birkaç maddeyle vermek mümkündür:

• Alıcıya satış öncesi teklif sunmak,
• Ön ödeme veya avans talep etmek,
• Finansman ve kredi işlemleri,
• Sipariş onayı sürecini netleştirmek.

Taraflar arasındaki ticari şartların gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla düzenlenir. Alıcıya sunulan malın veya hizmetin niteliği, miktarı, birim fiyatı, toplam bedeli, teslim ve ödeme koşulları yazılı olarak bildirilir. Böylelikle taraflar satış işlemi gerçekleşmeden önce esas unsurlar hakkında anlaşmaya varmış olur. 

Proforma fatura, ön ödeme ya da avans talep edilen durumlarda ödeme planının açıkça ortaya konmasına katkıda bulunur. Satıcı proforma faturayla siparişin gerçekleşmesi için gereken tutarı alıcıya bildirir. 

Dış ticaret ilişkilerinde sıklıkla tercih edilen bu belge ithalat ve ihracat süreçlerinde bankalar, gümrük idareleri veya finans kuruluşları tarafından talep edilebilir. 

Proforma Fatura ile Ticari (Normal) Fatura Arasındaki Farklar

Ticari süreçlerde bu iki belge çoğu zaman birbiriyle karşılaştırılsa da işlevleri, hukuki sonuçları ve finansal etkileri bakımından temel farklılıklar barındırır. Özellikle operasyonel planlama, muhasebe kayıtları ve vergi yükümlülükleri açısından bu ayrımın net anlaşılması büyük önem taşır. 

Konuyu sistematik şekilde ortaya koymak için proformayla ticari fatura arasındaki farkları beş temel başlık altında inceleyebiliriz:

• Hukuki nitelik,
• Vergi doğurma durumu,
• Düzenlenme zamanı,
• Muhasebe kaydı,
• Bağlayıcılık.

ÖZELLİK	PROFORMA FATURA	TİCARİ FATURA
HUKUKİ NİTELİK	Teklif belgesi niteliğindedir.	Resmî satış belgesi niteliğindedir.
VERGİ DOĞURMA DURUMU	Hayır, vergi doğurmaz.	Evet, vergi doğurur.
DÜZENLENME ZAMANI	Satıştan önce düzenlenir.	Satıştan sonra düzenlenir.
MUHASEBE KAYDI	Muhasebe kaydı yapılmaz.	Muhasebe kaydı yapılır.
BAĞLAYICILIK	Ön mutabakat niteliğinde olup bağlayıcı değildir.	Bağlayıcı olup taraflar arasında borç doğurur.

Proforma faturayla ticari fatura arasındaki temel ayrım hukuki sonuç ve finansal yükümlülük doğurma niteliğinde ortaya çıkar. Ticari fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi zorunlu olan resmî bir satış belgesi olup taraflar arasında borç ilişkisi yaratır ve muhasebe kayıtlarına konu olur. Buna karşılık, daha önce de altını çizdiğimiz gibi proforma faturanın hukuki bağlayıcılığı yoktur. Ön mutabakat dokümanı niteliğindedir ve herhangi bir vergi yükümlülüğü doğurmaz.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Temel Bilgiler

Her ne kadar ticari fatura niteliğinde olmasa da bir proforma faturanın amacını gerçekleştirebilmesi için eksiksiz düzenlenmesi gerekir. Öncelikle belgenin proforma fatura olduğunu başlığında belirtilmelidir. Ardından satıcı ve alıcı bilgileri, belge tarihi ve numarası, satışı yapılacak mal ya da hizmet bilgileri, ödeme ve teslim şartları gibi kritik bilgiler yer almalıdır.

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Proforma faturanın içeriğinde yer alması gereken bilgileri verdikten sonra sıra faturayı hazırlama kısmına geldi. Aşağıda proforma faturanın nasıl hazırlanacağını adım adım bulabilirsiniz:

• Belgenin en üst kısmına ”Proforma Fatura” ibaresinin yazılması olası bir karmaşayı önleyecektir.
• Satışı yapacak olan firmanın ünvanı, vergi dairesi ve vergi numarası, adres ve iletişim bilgileri eksiksiz yazılmalıdır. Tercihen kaşe ve imza da eklenebilir.
• Alıcı bilgilerinin de yazılması gerekir. Firma adı ya da ünvanı, adres bilgisi ve vergi numarası yer alabilir.
• Proforma faturanın düzenlenme tarihiyle numarasını eklemek son derece önemlidir. Bu, faturanın geçerlilik süresinin ne zaman sona ereceğinin de anlaşılmasına yardımcı olur.
• Satışı yapılması planlanan mala veya hizmete ilişkin tüm detaylar faturada yer alır. Ürün ya da hizmet adı, miktar, birim fiyat, ara toplam ve genel toplam gibi bilgiler verilebilir. Bu kısım alıcı ve satıcı için kritik bilgilerin ne olduğuna göre değiştirilebilir.
• İstenirse vergi bilgisi eklenebilir.
• Söz konusu malın veya hizmetin ödemeyle teslim şartlarını eklemekte yarar vardır. Ödeme şekli, vade, avans oranı, teslim süresi ve teslim yeri bu belgenin ana unsurlarındandır. Özellikle dış ticaretle uğraşanlar için teslim şeklinin de proforma faturada belirtilmesi önem taşır.

Tüm bilgilerin eksiksiz yazılması taraflar arasındaki ticari ilişkinin güçlenmesi açısından oldukça önemlidir. Proforma fatura satış işlemi gerçekleştirilmeden önce taraflar arasında anlaşma sağlanması için düzenlenmektedir. Bu sebeple ticari faturadan farklı olduğu unutulmamalıdır. 

Proforma Fatura Örneği ve Şablonu

Proforma faturanın içerik yapısını daha somut biçimde görmek, düzenleme sürecini doğru kurgulamak açısından önemlidir. Bu nedenle aşağıda uygulamada yaygın olarak kullanılan temel alanları içerik örnek bir proforma fatura şablonuna yer verdik. Bu şablonu ihtiyacınıza göre düzenleyerek doğrudan kullanabilirsiniz. 

PROFORMA FATURA

Proforma No: PF-2026/001
Tarih: 14.02.2026

Satıcı Bilgileri
ABC Mobilya Ltd. Şti.
Vergi Dairesi: Kadıköy
Vergi No: 1234567890
Adres: İstanbul / Türkiye

Alıcı Bilgileri
XYZ İnşaat A.Ş.
Vergi No: 9876543210
Adres: Ankara / Türkiye

Ürün/Hizmet Bilgileri
50 Adet Ofis Sandalyesi
Birim Fiyat: ₺2.000
Ara Toplam: ₺100.000
KDV (%20): ₺20.000
Genel Toplam: ₺120.000

Ödeme Şartı: %50 peşin, %50 teslimde
Teslim Süresi: 15 gün

Not: Bu belge teklif niteliğinde olup resmî fatura değildir.

Proforma fatura düzenlenirken içerikte yer alan bilgilerin açık ve tutarlı olması, işlem koşullarını net biçimde yansıtması büyük önem taşır. Doğru hazırlanmış bir proforma fatura, taraflar arasında fiyat, kapsam ve ticari şartlar konusunda ortak bir referans oluşturarak  sürecin daha şeffaf ve güvenli ilerlemesine katkı sağlar. Bu nedenle şablonun, işletmenin ihtiyaçlarına uygun şekilde güncellenmesi ve işlem özelindeki detaylarla desteklenmesi önerilir.

Proforma Fatura Nerelerde ve Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Proforma fatura satış işlemi gerçekleşmeden önce düzenlenen bir belgedir. Ön anlaşma, fiyat teyidi ve finansman süreçlerinde önemli bir yere sahip olması sebebiyle ticari hayatta sıklıkla kullanılır.

Aşağıda proforma faturanın en sık kullanıldığı alanları sizin için derledik:

• Teklif ve Ön Satış Süreçleri: Proforma faturanın en sık düzenlendiği alandır. Satıcı, alıcıya ürün ya da hizmetin miktarını, birim fiyatını, toplam bedeli ile ödeme ve teslim şartlarını yazılı olarak bildirir. 
• Ön Ödeme ve Avans İşlemleri: Siparişin kesinleşmesi için avans ödemesi talep edilir. Bu noktada proforma fatura, ödenecek miktar ile ödeme planının yazılı bildirilmesini sağlar.
• İthalat ve İhracat İşlemleri: Gümrük işlemleri, akreditif açılışı, banka teminat süreçleri ile mal sevkiyatından önce sözleşme aşamalarında proforma faturadan sıklıkla yararlanılır. İthalatçı firma, bankaya veya gümrük idaresine sunmak üzere bu belgeyi talep edebilir.
• Banka ve Finansman Süreçleri: Alıcı firmanın kredi kullandığı durumlarda finans kuruluşları ürün bedelini gösteren bir belge talep edebilir. Proforma fatura, bu aşamada ödeme planıyla mal bedelinin belgelendirilmesi için düzenlenir.
• Kurumsal Satın Alma Süreçleri: Büyük şirketlerde satın alma birimleri bütçe vermeden önce proforma fatura talep edebilir.
• e-Ticaret ve Özel Sipariş İşlemleri: Özel üretim, toplu sipariş ya da kurumsal satışlarda ticari fatura kesilmeden önce proforma fatura düzenlenerek ödeme alınabilir. 

E-İhracatta Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

E-ihracat yapan firmalar için proforma fatura, satıştan önce fiyatla teslim şartlarının netleştirilmesini sağlar. e-İhracatta proforma faturanın kesilme süreçlerini şu şekilde gösterebiliriz:

• “Proforma Invoice” başlığını kullanın.
• Satıcı (exporter) bilgilerini yazın.
• Alıcı (importer) bilgilerini yazın.
• Satışı yapılacak ürünün bilgilerini detaylıca yazın.
• Teslim şeklini (incoterms) belirtin.
• Ödeme şartlarını yazın.
• e-İhracatta mal ihracı KDV’den muaftır. Bu sebeple KDV hesaplanmaz. Proforma faturanın üzerine “VAT exempt-export sale” yazılabilir.
• Belgenin altına ”This document is issued for information purposes only and is not a commercial invoice.” (Bu belge yalnızca bilgilendirme amacıyla düzenlenmiştir ve ticari fatura niteliği taşımaz.) şeklinde açıklama yazın.

Invoice Nedir? Proforma Faturayla İlişkisi

Invoice uluslararası ticarette en sık kullanılan belgelerdendir. Özellikle ithalat, ihracat ve e-ihracat süreçlerinde “invoice” ve “proforma invoice” kavramları öne çıkar. Invoice kelimesinin Türkçedeki karşılığı ”fatura”dır. Satışı gerçekleşmiş bir mal ya da hizmet için düzenlenen resmî bir belgedir. Bu belge;

• Satışın yapıldığını gösterir.
• Borç tutarını belirtir.
• Muhasebe kaydı oluşturur.
• Vergisel sonuç doğurur.

Ülkemizde fatura düzenlemeye ilişkin şartlar Vergi Usul Kanunu’nda düzenlenmiştir. İhracat işlemlerinde elektronik fatura süreçleri Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi üzerinden yürütülür. Uluslararası ticarette kullanılan invoice genellikle “commercial invoice” (ticari fatura) olarak adlandırılır.

Proforma fatura satış gerçekleşmeden önce düzenlenen teklif niteliğinde bir belgedir. Invoice ile proforma fatura arasında süreçsel bir ilişki vardır. Süreç şu şekilde ilerler:

• Önce proforma invoice düzenlenir.
• Alıcı şartları kabul ederek ödeme yapar ya da siparişi onaylar.
• Mal teslimi ya da hizmet ifası gerçekleşir.
• Son aşamada commercial invoice (ticari fatura) düzenlenir.

Invoice ile proforma fatura arasındaki ilişkinin daha net anlaşılması için aşağıdaki tabloyu düzenledik.

KRİTERLER	PROFORMA INVOICE	COMMERCIAL INVOICE
DÜZENLENME ZAMANI	Satıştan önce düzenlenir.	Satış gerçekleştikten sonra düzenlenir.
HUKUKİ NİTELİK	Teklif belgesi niteliğindedir.	Resmî satış belgesi niteliğindedir.
VERGİ DURUMU	Vergi yükümlülüğü doğurmaz.	Vergi yükümlülüğü doğurur.
MUHASEBE KAYDI	Muhasebe kaydı yapılmaz.	Muhasebe kaydı yapılır.
GÜMRÜKTE GEÇERLİLİK	Ön hazırlık için düzenlenir.	Resmî işlem için düzenlenir. Gümrük işlemlerinde esas alınan belgedir.

Proforma Fatura Kimlere Kesilir?

Proforma faturanın kimlere ya da hangi tür şirketlere kesilebileceğine yönelik herhangi bir kısıtlama bulunmaz. Bir alışveriş sürecinin tarafı olan tüm işletmeler ticari faaliyette bulundukları taraflar için bu faturayı düzenleyebilir. Bunlardan bazılarını şu şekilde örneklendirebiliriz:

• Şirketler: Proforma fatura anonim, limited veya şahıs şirketleri için sıklıkla düzenlenir. Özellikle toptan satışlar, kurumsal satın almalar, uzun vadeli ticari ilişkiler ve büyük hacimli siparişlerde proforma fatura düzenlenir.
• Yurt Dışındaki Firmalar: İthalat ve ihracat süreçlerinde proforma fatura oldukça yaygındır. Özellikle yurt dışındaki alıcılara fiyat teklifi sunmak, akreditif açılışı yapmak ve gümrük ön hazırlığı sağlamak amacıyla düzenlenir. 
• Bireysel Müşteriler: Özel üretim siparişler, özellikle yüksek tutarlı satışlarla ön ödeme gerektiren işlemlerde müşteriye ödeme planını göstermek için düzenlenir.
• Kamu Kurumları: Kamu kurumları ve belediyeler, satın alma süreçlerinde teklif belgeleri talep edebilir. Bu aşamada proforma fatura düzenlenir.
• Banka ve Finans Kuruluşları: Alıcı firma kredi başvurusu yaparken veya finansman sağlarken bankaya fatura sunabilir. Bu durumda belge doğrudan bankaya kesilmez ancak işlem dayanağı olarak kullanılır.

Proforma Fatura Kaç Gün Geçerlidir?

Proforma faturanın resmî belirlenmiş zorunlu bir geçerlilik süresi mevcut değildir. Söz konusu belgenin geçerlilik süresi genellikle:

• Satıcının belirlediği teklif süresine,
• Taraflar arasındaki sözleşmeye,
• Döviz kuru değişim riskine,
• Ürün stok durumuna,
• Sektörel uygulamalara göre değişir.

Her işletme bu süreyi kendi süreçlerine ve çalışma tarzına uygun biçimde belirleyebilir. Uygulamada proforma faturalar genellikle 7, 15 ve 30 gün geçerli olacak şekilde düzenlenir. Özellikle dövizli işlemlerde kur riskinden kaynaklı olarak daha kısa süreler tercih edilir.

Proforma Faturanın Adresi: Robom!

Yapay zekâ destekli ön muhasebe programı Robom‘la şirketinizin ön muhasebe süreçlerini hızlı, pratik ve güvenli şekilde yönetebilirsiniz. Proforma fatura hazırlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgiler elinizin altında! Üstelik e-fatura ve e-arşiv fatura işlemlerini de sistem üzerinden yapmak son derece kolay. Bunların yanı sıra gider kaydı tutma, KDV hesaplama, ürün ve hizmet yönetimi, müşteri ve tedarikçi bilgilerini kaydetme gibi pek çok alanda da size hız kazandırıyor. Robom’la tanışmak için hemen üye olun ve ücretsiz deneme sürümünden faydalanın!

Proforma Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatrura hakkında en sık karşılaşılan konu başlıklarına ilişkin soruları sizler için derledik.

Yararlanılan Kaynaklar 

• https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=213&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=4
• https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4458&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5