E-fatura, faturaların dijital ortamda güvenli şekilde düzenlenmesini, iletilmesini ve saklanmasını sağlar. Kağıt kullanımını azaltır, işlem hızını artırır ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırır.
Belirli ciro ve sektör şartlarını sağlayan işletmeler için zorunludur. Bunun dışındaki işletmeler gönüllü olarak geçmesi önerilir.
Robom Temel Paket ile birlikte ücretsiz bir şekilde e-imza ile e-faturaya geçebilirsiniz.
E-faturaya geçiş yapabilmek için temel olarak aşağıdaki şartları yerine getirmeniz gerekir:
- Vergi Mükellefi Olmak: Türkiye Cumhuriyeti'nde Vergi Usul Kanunu'na göre vergi mükellefi olmak zorunludur.
- Mali Mühür veya E-İmza: Tüzel kişiler (şirketler) için Mali Mühür, şahıs şirketleri veya serbest meslek erbapları için ise Nitelikli Elektronik Sertifika (E-İmza) sahibi olunması gerekir.
- Başvuru: E-fatura sistemine geçiş için resmi başvuru yapılması.
- Zorunluluk Sınırlarını Aşmak: Ciro limitlerini aşan mükelleflerin (yıllık brüt satış hasılatı belirlenen yasal sınırları geçenler) zorunlu olarak geçiş yapması gerekir.
E-fatura kesme zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen yıllık ciro limitlerini aşan tüm vergi mükelleflerini kapsar. Bu limitler her yıl güncellenir. Limitlerin altında kalan ancak gönüllü olarak sisteme geçmek isteyen tüm vergi mükellefleri de e-fatura kesebilir.
Hayır, herkese e-fatura kesilemez. E-fatura, yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı (e-fatura mükellefi) olan diğer işletmelere (Tüzel Kişi veya Şahıs Şirketi) kesilebilir. E-fatura mükellefi olmayan kişilere (nihai tüketici) veya işletmelere ise e-arşiv fatura düzenlenir.
Robom ile dilediğiniz yerden e-fatura düzenleyebilirsiniz. Akıllı telefonunuza Robom uygulamasını indirerek, bilgisayarınızdan da dilediğiniz tarayıcıdan Robom ile e-fatura düzenleyebilirsiniz.
E-fatura sorgulama işlemi, faturayı gönderen veya alan tarafa göre farklılık gösterir. GİB'in resmi e-fatura ve e-arşiv fatura sorgulama sayfaları üzerinden fatura üzerindeki bazı benzersiz bilgiler (Fatura Numarası, TCKN/VKN vb.) girilerek sorgulama yapılabilir.
Robom üzerindense kendilerine gelen veya gönderdikleri faturaların durumunu kolaylıkla takip edebilirsiniz.
Hayır, e-fatura mükellefi olduktan sonra hem e-fatura hem de kağıt fatura kesmek mümkün değildir. E-fatura sistemine geçiş yapan mükellefler, yasal olarak tüm faturalarını elektronik ortamda (e-fatura veya e-arşiv fatura olarak) düzenlemek zorundadır. Kağıt fatura sadece istisnai durumlarda (sistemsel arıza vb.) kullanılabilir, ancak bu faturalar da daha sonra GİB'e raporlanmalıdır.
E-fatura kontörü, e-fatura kesmek için fatura başına harcanan birimdir. Basitçe sistem kullanım hakkı olarak düşünülebilir. Genellikle her bir e-fatura, e-arşiv fatura veya e-irsaliye işlemi kontör harcar.
E-fatura kontörünüz bittiğinde, yeni fatura düzenleme işlemleriniz durur. Kontör bakiyeniz sıfırlandığında sistem sizi uyarır ve yeni kontör paketi satın alana kadar e-fatura, e-arşiv fatura veya e-irsaliye düzenlenemez. Yasal zorunluluklarınız nedeniyle fatura kesme işleminizin aksamaması için kontör bitmeden yeni paket alımı yapılması önemlidir.
E-fatura iptali süreci, faturanın durumuna ve türüne göre değişir:
- Henüz GİB'den Geçmediyse: Robom üzerinden GİB'e iletilmeden önce hemen iptal edebilirsiniz.
- Alıcıya Ulaştıysa (Kabul Edilmediyse): Faturanın alıcı tarafından yasal süre içinde (genellikle 8 gün) reddederse iptal edilmiş sayılır.
- İptal/İhtilaflı Durum: Alıcı, faturayı kabul ettikten sonra bir hata fark edilirse, harici yollarla (noter, taahhütlü posta vb.) bildirim veya GİB'in İptal/İhtar/İtiraz Portalı üzerinden itiraz edilebilir.
E-faturaların yasal olarak 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanması zorunludur. Düzenlediğiniz tüm faturaları yasal süre boyunca kendi güvenli sunucularında Robom'da otomatik olarak arşivler ve gerektiğinde erişiminizi sağlar.
E-fatura yalnızca iki e-fatura mükellefi arasında kullanılır. E-arşiv ise mükellef olmayan kişilere/işletmelere düzenlenir ve gönderimi e-posta yoluyla da yapılabilir.
Faturada tarih, saat, vergi numarası, unvan, ürün/hizmet bilgisi, toplam tutar ve vergi kalemlerinin doğru şekilde yer alması zorunludur. Ayrıca gönderim süresi 7 günü geçmemelidir.